hasta que lleguemos como veis al menú donde vemos “Microsoft Office Excel 2003”
(si tuvieseis el Excel 2000 sería igual porque poco varía); bueno pues damos en esa
línea una vez y el programa procede a cargarse, apareciendo:
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aquí veis que al igual que en otros programas del paquete Office nos presenta una hoja nueva para
empezar a trabajar en ella si queremos, y una serie de barras y menús que hay que conocer,
así que vamos por pasos.-Lo primero que aparece en la parte superior es:
donde comprobamos que de izquierda a derecha aparece el nombre del programa, y luego la leyenda
“Libro 1” , esto quiere decir que al abrir el programa, excel crea un archivo o proyecto nuevo, al que por
defecto llama así, pero nosotros podremos cambiarlo y darle el nombre que queramos
(ya lo veremos); finalmente a la derecha del todo aparecen los tres botones característicos
de todo programa:  que como sabes son respectivamente de izquierda a derecha los
de “Minimizar” a la barra de tareas inferior de Windows, el de “Maximizar” el tamaño de la ventana, y el
de “Cerrar” el programa.
Viene a continuación un poco más abajo el conjunto:
con los menús propios de tareas que podremos realizar en el programa y que como sabes dando en
cada uno de ellos os muestra una serie de opciones para elegir, por ejemplo, si picamos sobre “Archivo”, mostrará:
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es decir, las opciones que más o menos
aparecen en cualquier programa de Office
como son “Nuevo…”, “Abrir…”, etcétera y que
como sabes dando sobre cada una nos ofrecerá
unas opciones determinadas en unos casos,
y en otros, cuando aparece una
línea con la forma:  es
decir con una
flecha negra a su derecha quiere decir que
aparecerá otro submenú, en el caso concreto
de la figura aparecería al colocarnos sobre ella:
como ves un submenú con más opciones.
• Veis también que en algunos casos la opción tiene
a su derecha una combinación de teclas
como por ejemplo:  lo
que quiere decir que si queremos “Guardar la Hoja ” podremos
dar sobre esta opción, o bien realizar la combinación
de teclas “Ctrl+G” (tecla Ctrl –abajo a la izquierda en
el teclado—pulsada y sin soltarla, pulsar la letra G) y
haría el mismo efecto.
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• Bueno pues lo mismo ocurriría si picásemos sobre el conjunto “Edición”, o “Ver” o el “Insertar”, todos
ellos tienen una serie de opciones para trabajar en la Hoja que habrá que conocerlas lógicamente para
manejar Excel; yo voy a tratar de explicar algunas de ellas (las más importantes) y las otras tendrás que
ir investigándolas tú a base de probar para qué sirve cada una, porque tratar de explicar todo lo que
concierne a Excel, precisaría un curso de cientos de lecciones, lo comprendes ¿verdad?, yo trato de
que te familiarices con los programas y aprendas su manejo básico (como en las autoescuelas donde
te dán el carnet de conducir), luego ya tienes que ser tú quien profundice en el estudio o se quede con
esos conocimientos mínimos.
• A la derecha del todo de la citada barra, aparece:
que en el caso de la ventanita “Escriba una pregunta” se trata de la ayuda del programa para que
le hagas una pregunta básica, por ejemplo “Sumar” y te dará la respuesta que tenga sobre ella
en la “Ayuda” de Excel.-Y a la derecha del todo aparecen nuevamente los tres botones de
Minimizar, Maximizar y Cerrar pero referidos a la Hoja en la que estamos trabajando, NO al programa
Excel que como vimos tiene sus propios botones.
• El siguiente apartado es éste:
donde podemos ver que existen partes bien diferenciadas, una sería:
 que es muy similar en todo programa de Office, con los iconos
que al verlos nos indican para qué sirven, (de izquierda a derecha) el icono “Nuevo”, luego la carpeta
“Abrir”, luego el diskette de “Guardar”, etcétera, que como veis son opciones que también nos
aparecen cuando picamos arriba en el apartado “Archivo”, pero con iconos representativos
más fáciles de reconocer y que nos ahorran tiempo.Siguiendo con este apartado veis que aparece:
que es una flechita que si picamos sobre ella nos muestra el resto de opciones (ya que todas no
caben en la barra, y aparecen así):
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o sea, Imprimir, Vista Preliminar, Ortografía, (y que si colocais el puntero del ratón sobre cada una
nos saldrá una leyenda diciendo qué es cada una).
Otro conjunto sería el que aparece aquí:
que son opciones para el texto que escribamos en la hoja, de izquierda a derecha sería el tipo de letra
(dando en la flechita negra a la derecha de la ventanita aparecerían las opciones:
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• Aquí podremos elegir la que más nos guste; luego aparece el tamaño del texto, que si
nuevamente picamos en la flechita negra, nos ofrecería:
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• Nos servirá para elegir tamaño que deseemos.-A continuación viene el apartado de Formato
de texto (Negrita, Cursiva y Subrayado), donde sabeis que no tendreis más que seleccionar texto
en la Hoja con el ratón para que se ponga en oscuro, y picar sobre el formato para que dicho texto lo coja.
Y a la derecha del todo vienen los botones para el Justificado de texto,
(a la izquierda, centrado, a la derecha) dentro de la Hoja , que igualmente consiste en
seleccionar texto con el ratón y picar en el botón que queramos para que surta efecto.
Continuaremos en la siguiente lección explicando las barras.
Lección 2: Introducción (2)
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• Estábamos viendo los componentes de las barras de Excel, y nos tocaba ver ahora
los del extremo derecho de una de ellas, concretamente estos: 
los dos primeros de la izquierda para los estilos (moneda y tanto por ciento), el siguiente para
sangrías, y luego uno en forma de cuadrado que es para “Bordes”, y que si damos en la flechita negra
nos ofrece los tipos de bordes que existen:
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para que picando sobre él elijamos el que más nos convenga, como ves los gráficos lo dicen todo:
“borde a la izquierda, a la derecha, abajo, abajo grueso, etc…”, los iremos viendo en otra lección.
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• Viene luego el icono de “color de relleno”  para una o varias celdas, que también tiene
su flechita selectora a la derecha que si la picamos nos presentará el siguiente menú:
para que piquemos sobre el color adecuado y lo traslademos a la celda o celdas que queramos.
• Finalmente tenemos el icono:  para el color de fuente (para el texto) que si damos en la
flechita negra nos ofrece igual que antes un selector de colores para que piquemos en uno de ellos.
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Y en el extremo del todo de esta barra, encontramos:  que sirve para que Excel nos presente
más opciones que no caben en dicha barra, así que si picamos sobre la flechita negra, saldrá esto:
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y en la parte inferior aparecerá esta otra imagen que ahora solo quiero que conozcais de vista y
que estudiaremos más adelante.
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• A la derecha del todo puede apareceros esto:
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Lección 3: Primer trabajo con Excel
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• Vamos a abrir Excel para que nos inicie un nuevo Libro que como sabes, mientras no
le demos otro nombre, lo vá a llamar “Libro 1” y para que tengamos delante el lugar donde vamos
a hacer las prácticas.
Una vez abierto, tendremos a la vista la zona de trabajo:
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que como observais no es más que un conjunto de celdas las cuales se nombran por su ubicación
en la columna y la fila correspondiente (la primera con una letra y la segunda con un número), y veis
que en el ejemplo estamos colocados exactamente en la fila E11 que es el lugar de encuentro de fila
y columna (además lo indica siempre en la ventanita de arriba:
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que en todo momento nos señala la celda en la que estamos.
• Para desplazarnos de una celda a otra podemos hacerlo picando con el ratón sobre ella y
automáticamente vereis que se pone con los bordes mas oscuros y además en la referida
ventanita nos lo indicará; también podemos desplazarnos con las teclas de dirección del teclado
(las que tienen cuatro flechas a derecha, izquierda, arriba y abajo en el conjunto de la zona central).
-Otra forma sería escribir directamente en la ventanita de arriba (picando previamente sobre ella) la
letra y número de celda a la que deseamos ir.
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Seleccionar celdas contiguas
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• Hay muchas ocasiones en Excel en que tendremos que seleccionar más de una celda, y estas
pueden estar consecutivas, o en grupos aislados; vamos a ver primero como seleccionar un conjunto
de celdas contiguas, por ejemplo voy a seleccionar:
el rango de A6 hasta C6 como veis en la imagen y la forma de hacerlo es picar con el botón
izquierdo del ratón sobre A1 y sin soltar el botón ir desplazando poco a poco el ratón hasta A6
y al llegar ahí (siempre sin soltar), vamos hacia la derecha hasta que veamos que se oscurece
lo que deseamos, será en ése momento cuando soltamos el botón del ratón y listo.
• Otra forma que daría el mismo resultado sería picar con el ratón sobre A1 y soltar, y acto
seguido pulsar la tecla “Mayúsculas” y sin soltarla ir bajando hasta A6 con la tecla de dirección
hacia abajo, y al llegar ahí, con la tecla de dirección a la derecha (seguimos sin soltar tecla Mayúsculas)
desplazamos la zona sombreada hasta C6.
Selección de celdas en grupos separados
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• Si lo que necesitamos es seleccionar grupos de celdas no contiguas, de la forma... :
verás que en este ejemplo hemos seleccionado A2:A5 hasta B2:B5 de la forma que acabamos
de explicar un poco antes, y a continuación debemos pulsar la tecla “Ctrl” (abajo a la izquierda la tienes)
y sin soltarla picamos sobre D2 y vamos bajando el ratón hasta llegar a D9 y soltamos la tecla Ctrl
y el botón del ratón para que quede hecha la selección del ejemplo.
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Nuestra primera Hoja de Cálculo
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• La mejor manera de aprender es practicando, así que os propongo un ejercicio que iremos
ampliando poco a poco, y complicándolo cada vez más para que tú puedas ir realizando todas
las prácticas en tu PC.-El ejemplo que propongo es una hoja donde vamos a llevar los gastos
de la casa (de una forma sencilla).
• Así que manos a la obra, lo primero de todo vamos a darle título a dicha hoja, y para ello nos
colocamos sobre B3 y tecleamos: GASTOS DE LA CASA.
• Deberá aparecernos así:
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Ahora le vamos a dar “negrita” a todo el texto, para lo cual lo seleccionamos como ya hemos
visto antes (por ejemplo con el ratón y sin soltar botón izquierdo movemos para seleccionar B3:C3)
y picamos sobre el icono de negrita para que quede así:
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Ahora no tenemos más que picar sobre cualquier celda vacía para que veamos:
• El siguiente paso vá a ser encuadrar el título que acabamos de escribir con un marco alrededor,
y para ello volvemos a seleccionar como antes las celdas B3:C3 y debemos picar en la barra de
herramientas de arriba sobre la flechita negra de:  para que nos salga:
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Deberemos picar sobre el símbolo que indico con la flecha, con lo cual deberá ya quedarnos el
título de esta forma:
Que era justamente lo que buscábamos ¿no?.
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• Ahora, como última operación en esta lección vamos a dar un color de fondo para el título, para lo
cual como siempre lo seleccionamos con el ratón, y picamos:  en la flechita negra para que aparezca:
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Como veis con la flecha que pinto, elijo un tono ocre para el fondo, así que picando sobre este color
deberá quedar el título así:
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•Ahora esto vá tomando forma la hoja y ahora como acaba la lección, veamos la forma de guardar
esta hoja para seguir en el próximo ejercicio.Para ello picamos en el menú de arriba en “Archivo-Guardar como…”
Y en la ventana que salga, arriba en “Guardar en” teneis que buscar o crear una carpeta donde lo vas
a guardar, y abajo en “Nombre de archivo” debeis poner por ejemplo. “MiPrimeraHoja.xls” así:
 
• Así que solo queda picar a la derecha en botón “Guardar” para que la hoja quede a salvo para
seguir con ella el próximo día.-Saludos.
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Lección 4: Seguimos con el ejercicio
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• De nuevo aquí para seguir practicando con Excel y recordad que habíamos puesto el título al ejercicio
que comenzamos, y que habíamos guardado este, con el nombre de MiPrimeraHoja.xls así que lo primero
que haremos hoy será abrir Excel como ya sabras, y a continuación, ya en la pantalla inicial daremos
sobre Archivo-Abrir.. para encontrar la hoja guardada y abrirla:
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que como ya sabreis estará en la carpeta en que la habíais guardado, y no teneis más que picar sobre
el archivo MiPrimeraHoja.xls y luego el botón Abrir:
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 »»» »»»
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para que nos encontremos de nuevo ante el ejercicio mencionado y podamos seguir, recordad que
lo habíamos dejado así:
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y ahora continuaremos dándole forma; vamos a seguir rellenando celdas en EXCEL para ir dando forma
a la hoja, y vamos a la celda A5 (picamos con el ratón en ella) y escribimos lo siguiente: Enero-Junio 2005
y damos tecla Enter, quedando así:
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• A continuación, vamos a C5 y picamos en la celda, luego escribimos: Enero y pulsamos <Enter>
para que tome la palabra; y ahora seleccionamos con el ratón desde C5 hasta H5 (es decir 6 celdas
para los 6 meses), apareciendo así:
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• Solo nos faltará ahora rellenar el título de los 5 meses restantes, que se podría escribir uno
por uno, pero hay una forma automática que consiste en ir a Edición-Rellenar-Series… que aparecería así:
y al picar en Series… aparecerá esto:
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Deberemos picar como veis en Autorrellenar y luego en botón Aceptar para que
automáticamente nos aparezcan los seis meses en sus celdas correspondientes, así:
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• Ves que aunque parece complicado, cuando te acostumbras a trabajar en Excel lo harás
automáticamente, y siempre es más fácil así que tener que teclear mes a mes, pues imaginar
si teneis que teclear el nombre de los 12 meses, en cambio así no habria más que seleccionar
las 12 celdas y realizar la operación indicada.
Bien, ahora vamos a enmarcar toda la fila superior, que ya hemos visto, así que de un tirón
seleccionamos todas las celdas y picamos sobre  la flechita negra y luego sobre  para que
aparezca así:
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• Y ahora vamos a teclear en A7 la palabra Hipoteca , en la A 8 Comida y así en las siguientes
hasta que aparezca lo siguiente:
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como veis se trata de ir dándole forma a nuestro trabajo con un ejemplo muy sencillo, y de ir
aumentando poco a poco su complejidad y dificultad, pero si lo vais haciendo al mismo tiempo,
no creo tengais problema alguno.
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• Bueno ahora vamos a introducir unos datos numéricos, y lo que haras será copiarlos nosotros en
nuestra tabla y ves que el rango desde C7 hasta H7 como se trata de una cantidad fija de 300 euros
que se paga de hipoteca, pues tampoco hace falta teclear una por una el número 300, sino que se
teclea solo en C7 y pulsamos <Enter> y luego seleccionamos con ratón de C7 hasta H7 y damos arriba
en Edición-Rellenar-Hacia la derecha:
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• Ahora, como última operación en esta lección vamos a dar un color de fondo
para el título, para lo cual como siempre lo seleccionamos con el ratón, y damos: en
la flechita negra para que aparezca:
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• Con lo cual vamos a dar por terminado por hoy este capítulo, que como veis vá tomando
forma poco a poco, y en el próximo abordaremos más cosas, empezando a aplicar las fórmulas
para que se realicen cáculos y demás.
• Así que ya sabeis, proceded a guardar el trabajo, y como ya lo teníamos con un nombre y una
carpeta ubicados, solo tendremos que picar en  para que quede perfectamente guardado,
y a continuación en  para salirse del programa con lo cual queda todo perfecto.-Saludos: V.Salas
• Una vez que en el ejercicio anterior habíamos dejado la hoja estructurada, vamos a empezar a
ver el uso de las funciones (fórmulas) que en realidad son las que mejor gestiona Excel; y la
primera función que abordaremos será la de Autosuma que consiste en realizar la suma de un
rango de celdas que especifiquemos y que es una de las que se usan con más frecuencia.
• Para ello abrimos la hoja que habíamos guardado, (Archivo-Abrir, y buscar su ubicación), y
cuando la tengamos ya en pantalla nos vamos a la celda C14 como veis en la figura, picando con el
ratón sobre ella: -
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- Una vez situados ahí debemos dar en el botón autosuma :  que lo encontraras arriba
en la barra de herramientas, y si no lo tuvieses a la vista, lo encontrarías dando en:  que está
en el extremo derecho de dicha barra, donde debería aparecer.Bien, pues una vez picado autosuma,
la hoja aparecerá así:
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- Ves que coge por defecto el rango C11:C13 que no es correcto, así que nosotros debemos
decirle a qué rango queremos aplicarle la autosuma, así que seleccionamos el mismo con el ratón
(ya debes saber como):
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• Como veis ahora si está correcto el rango que será C7:C12; y ahora solo tenemos
que pulsar sobre la tecla <Return> para que automáticamente Excel nos calcule el resultado:
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- que como ves es sencillo y totalmente correcto.
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• Bueno, ahora lo que vamos a hacer es que todas las demás columnas también nos dén la autosuma
y para ello podríamos ir columna por columna haciendo la misma operación que acabamos de ver,
pero como veis es un poco pesado, así que para facilitar las cosas está Excel, y lo que haremos será
realizar el cálculo de todas en una misma operación; para ello picamos sobre C14 y una vez ahí debemos
dar arriba en “Edición-Copiar”:
- Y acto seguido seleccionar con el ratón (botón izquierdo picado y sin soltar) el rango de celdas
D14:H14 para que quede como veis:
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- Ya sin más picais nuevamente sobre “Edición” y esta vez en “Pegar”:-
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- Para que automáticamente podais comprobar como en una sola operación Excel resuelve la tarea:
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- Ofreciéndonos las sumas de todas las columnas de una sola vez, ¿comprendido?
• Para que la hoja vaya quedando cada vez más vistosa, solo nos quedará poner un título en la celda B14 así:
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• Finalmente guardar la hoja como ya sabemos (picar sobre:  ) y salirnos de Excel
para que quede todo listo para el siguiente ejercicio.-Un saludo: V.Salas
Lección 6: Seguimos con cálculos
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• Bien, según dice el enunciado de la lección vamos a seguir aplicando fórmulas a nuestra
Hoja de ejemplo en Excel la cual debereis ya tener abierta para seguir con los ejercicios
(pues si no la vais haciendo al mismo tiempo que yo lo explico, no os enterareis de nada),
así que proceded a abrirla como ya sabeis, y deberá presentar este aspecto:
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si habeis hecho bien los deberes, de lo contrario mi consejo es que comiences de nuevo y vayas
haciendo todo para que quede como indico.
• Recuerda que es importante que vayas realizando el ejemplo que desarrollamos, al mismo
tiempo que lo explico, es la mejor forma de ir enterándote de todos los puntos
• Bueno pues seguimos, y lo próximo que vamos a hacer es crear la fórmula que nos calcule el
IVA del 16% a los totales de cada uno de los 6 meses que tenemos; para ello nos colocamos en
la celda C16 y tecleamos el signo igual (=) para que salga:
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Y como veis automáticamente aparece el
signo igual en la ventanita de fórmulas de arriba
(indicada con una flecha negra pintada por mí)
y ahora tenemos que trasladarnos y picar
allí con el ratón (a continuación del signo =) y
deberemos aplicar la fórmula para el impuesto del
IVA del 16% que como sabreis consiste en multiplicar
la cantidad de que se trate por 16 y el resultado dividirlo
por 100 (como cualquier porcentaje que queramos calcular);
entonces, esa fórmula aplicada en Excel sería así:
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- Veis que a medida que la vamos escribiendo arriba en la ventana de fórmulas también se traslada
automáticamente abajo en la celda C16 y explico en qué consiste:
. • 1º.-Abro un paréntesis para decirle que lo primero que nos deberá calcular es lo que escriba
dentro de
él, en este caso le digo que multiplique el contenido de la celda C14 (el signo de multiplicar es el *
que lo tienes en el teclado numérico de la derecha del todo), por 16 (cantidad aplicada al IVA) y cierro
el paréntesis.
• 2º.-A continuación le digo que divida (signo de dividir es / que igualmente lo teneis en el teclado
numérico, a la izquierda del anterior) por la cantidad 100 (para hallar el tanto por ciento) y acto
seguido pulso la tecla <Enter> para que automáticamente calcule:
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• Bien, ahora lo que haremos será trasladar ese cálculo del IVA a los otros 5 meses de la Hoja ,
para lo cual haremos uso de un ejercicio que ya vimos que consiste en Copiar y Pegar; para ello
debemos picar sobre C16 y luego ir a Edición-Copiar:
- A continuación seleccionamos las 5 columnas donde vamos a pegar la fórmula, es decir el rango
D16:H16 para que aparezca así:
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- Volvemos a ir a Edición, pero esta vez picamos en Pegar, para que aparezca:
Así que como veis realiza el cáculo exacto para cada uno de los totales de los 6 meses, con lo que
la hoja deberá ahora tener esta apariencia:
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Ahora vamos a refinarla un poco poniendo la leyenda: “Cálculo IVA” en B16 y luego resaltar el fondo
de las celdas de resultados, tanto de “Totales” como de “Cálculo IVA” para que queden así:
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Como verás queda un poco más vistoso, -ya hemos hecho anteriormente-
(para recordar y de forma resumida),
consiste en seleccionar el rango de celdas C14:H14 y dar en:
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Para que tome ese color de fondo, y luego seleccionar el otro rango C16:H16 y la misma
operación pero eligiendo otro color, el azul por ejemplo.
• Para finalizar esta lección vamos a realizar el cálculo de Totales+IVA para que nos lo ponga en
una casilla; para ello y de forma muy rápida porque no es más que repasar algo que ya deberas
saber porque hemos visto antes, consiste en situarse en C18, luego picar en botón autosuma:  para
que aparezca:
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Pero como no es lo correcto sino que debemos seleccionar C14:C16 lo que hacemos es picar sobre
C16 y sin soltar mover hacia arriba hasta que el cuadradito punteado azul quede así:
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y en ese momento soltamos botón del ratón y pulsamos <Enter> con lo que quedará:
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Que es lo que buscamos.
• Ahora como ejercicio, quiero que traslades esta fórmula al rango D18:H18 y luego en B18 teclees
“Tot.+IVA” y finalmente a todo el rango C18:H18 le des un fondo naranja, para que la hoja nos presente
este aspecto final por hoy:
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• ánimo que si repasas todo bien no es difícil.-Una vez lo tengas todo correcto, no te olvides
de Guardar la Hoja para poder seguir el próximo día.-Saludos: V.Salas
Lección 7: Seguimos aprendiendo
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• Vamos a abrir de nuevo la hoja que tendremos debidamente guardada, para poder
seguir haciendo cambios en ella (ya sabes: Archivo-Abrir y encontrarla en el disco duro de nuestro PC),
y una vez la tengamos en pantalla si habeis hecho todo correctamente la hoja deberá presentar este aspecto:
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- Lo primero que haremos será seguir adecentándola un poco para que al tiempo que vá tomando
mejor aspecto vosotros veais cómo se hace y luego podais llevarlo a la práctica porque no olvides que
es la única manera de aprender, Excel o cualquier otra aplicación, la práctica una y otra vez de lo que se
vaya explicando.
- Vamos a hacer una división de las celdas de la hoja para que quede todo más presentable (en mi opinión),
pues si tal como está picamos en el botón de Vista preliminar que debeis saber es este que está
arriba en la barra de herramientas:
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- La hoja la veremos de esta manera:
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• Y ahora picamos en el botón Zoom que vereis arriba a la izquierda:
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- Eligiendo como veis el apartado “Todos los bordes” (podeis probar con otros también como
ejercicio, y a continuación volveis un paso atrás con Edición-Deshacer…. ), de tal manera que una
vez dado, la hoja aprecerá así tras picar en cualquier celda vacía:
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Si ahora volvemos a dar en “ Vista preliminar ” y luego en “ Zoom ”, ya el aspecto es un poco más
bonito como dijimos, puedes verlo:
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- Enfín, ahora podríamos
ajustar ciertas filas y
columnas y cambiarle
el aspecto a nuestro gusto,
yo por ejemplo les muestro
como me parece a mí aceptable
y dejo como ejercicio el que
nosotros
preparemos la vuestra de forma
idéntica para que en futuros
ejercicios todos tengamos la hoja
similar, la muestro:
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Ahora manos a la obra y hay que dejarla idéntica, y como pistas les diré que he utilizado los siguientes botones:
 para seleccionar los colores de los números.
 para el borde oscuro del total de la tabla.
 para colorear fondos, y
 para dar el atributo de Negrita en algunos lugares.
- Con lo apuntado, en poco tiempo deberías tener la hoja completada y con el aspecto que te he presentado arriba
¿todo correcto?, pues seguimos.
- Si eres observador, enseguida te habrás dado cuenta que cuando vamos a la vista preliminar , la columna del mes
de Junio no aparece, y en cambio en la hoja donde trabajamos sí que la vemos pero…con una línea vertical punteada:
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- Y lo que nos está diciendo esto es que el tamaño de la página nos llega justo hasta
el mes de Junio, y que la columna de dicho mes, si fuésemos a imprimir la hoja por ejemplo,
estaría en una página distinta (saldrían 2 páginas por la impresora).
Para solucionar esto(pues resultaría desagradable que la hoja saliera partida) tenemos
dos opciones: la primera sería decirle a Excel que nos cambie la página a Apaisado ,
lo que haríamos picando en Archivo-Configurar página…
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- Picando ahora en el circulito de:  y en botón Aceptar para que ya la hoja aparezca así,
y el espacio sea suficiente (lo muestro en vista preliminar):
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- Veis ya el mes de Junio incluído.(Volved a cambiarla a vertical para seguir).
- Y la segunda forma (suponiendo que no quereis que la página cambie a “Apaisada” sino que siga en “Vertical”)
sería: seleccionar todas las columnas de los 6 meses: para ello colocais el puntera del ratón sobre la C de la
primera de las columnas hasta que el puntero cambiase a:
En ese momento pulsais el botón izquierdo y sin soltarlo arrastrais a la derecha hasta que queden seleccionadas
las columnas C hasta H y soltais:
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- Acto seguido colocais el puntero del ratón justo en la línea que separa C de D y vereis que el puntero se convierte
en doble flecha:
 así que pulsas botón izquierdo y sin soltar “estrechas” la celda C ,hasta un tamaño
adecuado que permita a Junio “entrar” en la página, y cuando esté correcto sueltas el botón, quedando así:
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• Como vés, ahora incluso sobra espacio hasta la vertical de puntos.Y es todo por hoy amigos,
así que proceded a Guardar la hoja tal como está y seguiremos.
Lección 8 : Crear nueva Hoja en EXCEL
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• Los que estais siguiendo este curso de Excel, puede que esteis algo impacientes por recibir nuevas
lecciones, las cuales van apareciendo de forma más lenta de lo que yo quisiera, pero debeis ser comprensivos
porque el mantenimiento de una web como esta por una sola persona, os aseguro que es una labor a la que
hay que dedicar muchísimas horas y a veces no dispongo de ellas; son muchos los temas que tratar, los cursos
que actualizar, y es por eso que las lecciones salen con cuentagotas, espero lo comprendais.
• Hoy toca actualizar el curso de Excel y espero que la lección les agrade y sea de gran ayuda; vamos a crear una
nueva hoja y a aprender más cosas en el manejo de esta excelente hoja de cálculo.
• Abrir el ejercicio sobre el que estamos trabajando, el cual deberá presentar el aspecto
siguiente si todo lo habeis ido haciendo conforme a lo explicado:
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- Vereis que en la parte inferior izquierda deberá aparecer lo siguiente:
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- Lo que nos indica que tenemos 3 hojas abiertas (las abre automáticamente Excel cuando creamos un trabajo),
y que no tienen nombre alguno, por lo que Excel les dá el nombre provisional de “Hoja1”, “Hoja2” y “Hoja3”.-
Nosotros lo que vamos a hacer es darles un nombre más explicativo, y luego trabajaremos en una nueva.
- Para renombrar la hoja actual (en la que tenemos el trabajo y llamada de momento “Hoja1”) tenemos que
dar sobre esta pestaña con el botón derecho:
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Como ves, debes elegir la opción “ Cambiar nombre ” para que aparezca:
Es decir, “Hoja1” aparecerá resaltada en negro, y solo tendremos (sin hacer ninguna otra cosa) que
teclear el nombre que queramos darle, le vamos a poner “ Primer Trabajo ”:
Picando a continuación <Enter> para que tome dicho cambio.-Ya está, a partir de ahora ya dejará
de llamarse “Hoja1” y tendremos un título más descriptivo, ¿comprendido?.
Pues de la misma forma vamos a renombrar la “Hoja2” y la “Hoja3” y las llamaremos respectivamente
“ Segundo Trabajo ” y “ Tercer Trabajo ”, por lo que tras los cambios deberá quedar así:
viendo lo sencillo que resulta darle nombre a las hojas.
Como puede resultar que necesitemos más hojas, veremos como se pueden añadir las que deseemos;
para crear una nueva, tendremos que ir a “ Insertar ”, “ Hoja de calculo ”:
y en el momento que piquemos aquí, vamos a ver como se ha creado abajo:
Ahora la podremos renombrar igualmente: le voy a poner “ Para borrar ” porque luego la eliminaremos:
Pero antes vamos a ver un nuevo ejercicio que consiste en “mover” esa hoja de ubicación, pues resulta
que queremos colocarla al final de esas 4 pestañas; para ello solo tendremos que picar sobre dicha pestaña y
sin soltar el botón del ratón, desplazarlo poco a poco a derecha o izquierda, viendo como una flechita vá indicando
en la parte superior de las pestañas en todo momento, donde se ubicaría si soltamos, yo lo voy a hacer al final
del todo, después de “Tercer Trabajo” como veis:
por lo que una vez completada la tarea, quedará así:
Como punto final a este tema, vamos a ver ahora como se elimina una Hoja que no nos interesa tener
por el motivo que sea.-Creo que habreis adivinado que es tan sencillo como picar con botón derecho sobre
dicha Hoja y elegir “ Eliminar ”:
así que picamos y la Hoja dejará de existir:
 así de simple.
Vamos a irnos ahora a la Hoja “Segundo Trabajo” que aún está en blanco y sobre ella veremos
diversas opciones que existen en Excel para dar diversos formatos a nuestros trabajos; para ello ya sabes,
das sobre la pestaña de abajo “Segundo Trabajo” y deberá aparecer activada, y el área de trabajo en blanco:
Comenzaremos viendo como se expande el ancho de una columna, si es lo que nos interesa;
por ejemplo, nos colocamos en la celda C3 picando en ella, y escribimos “Mes de septiembre ”
comprobando que es más ancho que la celda y por tanto nos cogerá parte de la siguiente, D3;
pero puede que deseemos que no nos ocupe la celda contigua sino que se instale en la suya,
para ello tendremos que “agrandarla” (lo que implicará que todas las celdas correspondientes
a esa columna también se agrandarán) y para ello colocamos el puntero del ratón en el extremo de
la celda (línea divisoria entre “C” y “D”) hasta que se convierta en una doble flecha, y sin soltar
el botón izquierdo vamos moviendo poco a poco a la derecha hasta conseguir el ancho deseado:
que una vez realizado nos deberá aparecer así:
que era lo que buscábamos; veis como todas las celdas bajo la columna “C” las hemos agrandado
a nuestro gusto.
Esta misma operación la podríamos haber realizado con otro método (lo explico y cuando lo
sueltes, elegiras el que más te guste), veras: vamos a picar ahora en la celda “E5” que deseamos
agrandar con el nuevo sistema, y una vez colocados en ella nos vamos a “ Formato-Columna-Ancho ” de esta forma:
y picamos para que nos aparezca:
que como veis nos muestra el ancho por defecto –10,71—, y para cambiarlo tan solo tendremos que
teclear la cifra que queramos darle, yo voy a dar 18 de ancho, así que tras teclear y dar “Aceptar”, aparecerá así:
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Si por un casual nos hubiésemos equivocado y queremos volver hacia atrás (que la operación no tenga validez)
dispondríamos de dos opciones, la primera de ellas sería tan simple como picar arriba en el botón:
Lo que nos sacará de más de un apuro (caso de error), teniendo siempre en cuenta que deshace la
última operación, es decir que si después de haber agrandado la celda, hubiésemos hecho más operaciones,
al picar sobre él no volvería a estrechar la celda, sino la última operación que habíamos realizado.
La segunda forma para realizar dicha tarea sería a través de:
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Como veis, sería picar en “ Edición-Deshacer… ”
la última operación realizada.-Con cualquiera de ellas,
una vez llevada a cabo comprobamos como la celda E5
vuelve a su estado inicial
(la operación de ensanchar queda anulada):
Espero haya quedado claro todo lo explicado
en este tema, así que proceded a guardar el trabajo
como siempre, porque en la siguiente lección seguiremos
viendo nuevas cosas.
No me alargo más por hoy, espero que la lección 9 tarde menos en poder subirla a www.deseoaprender.com, voy a tratar de conseguirlo aunque no puedo asegurar una fecha porque como dije al principio…no doy más de mí.
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Lección 9 : Insertar filas y columnas en EXCEL
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• En esta nueva lección vamos a seguir aprendiendo a dar diversos formatos a una
Hoja, a las filas y columnas para ir avanzando en el dominio de Excel.
• Seguiremos en la Hoja que habíamos llamado “Segundo Trabajo” y que como recuerdas
habíamos dejado solo iniciada, con este único contenido:
Vamos a ver como se pueden “Insertar”filas o columnas en una hoja; para ello voy a teclear por
ejemplo, debajo de “Mes de septiembre” lo siguiente:
-
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Me doy cuenta de que entre septiembre y noviembre, se me ha olvidado colocar lógicamente
el “Mes de octubre”, asi que ¿qué hacer?, pues nada más sencillo porque consiste en “ insertar ”
una nueva fila en el lugar que necesitemos.-Para ello nos colocamos en la fila 4 que es donde
deberemos abrir una nueva línea (picando directamente sobre el 4):
y ahora tendremos que ir arriba y picar en: -
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Así que dando sobre “ Filas ” veremos que automáticamente tendremos abierta una nueva y vacía:
Con lo cual solo nos quedará rellenar la celda que sea con contenido, yo voy a introducir el mes
de octubre que se me había olvidado:
es decir, sencillísimo como ves.
Esto mismo podras haberlo hecho, colocándolos como vimos en la fila 4, pero en esta
ocasión dando sobre el “4” con el botón derecho, para que saliera:
Puedes ver que aparece un menú donde seleccionábamos “ Insertar ” y el resultado
hubiese sido exactamente el mismo: una nueva fila abierta .
Y si se tratase de insertar una nueva columna en vez de una fila, el procedimiento sería
el mismo, vamos a suponer que necesito abrir una columna justo a la izquierda de la que
tengo ocupada con los meses; para ello picaría sobre “ B ” que es la columna justo a la izquierda:
Ahora me voy como puedes comprobar a “ Insertar-Columnas ” y tras dar, veríamos ya
que se nos abriría la columna que necesitamos, y que se llamaría “ C ”:
Observa que a partir de “B” renombra las columnas y donde estaban los meses que era en la
“C”, ahora han paso a la “D” (lógico porque digamos le hemos “incrustado” una columna más a la hoja).
Esta utilidad de insertar filas y columnas es de gran ayuda, porque es frecuente que estés
preparando un trabajo en Excel y cuando lo tengas ya bastante avanzado, te dés cuenta de
que algo se te ha olvidado, o se te ocurre una mejora que necesita abrir nuevas celdas en
un sitio determinado; las dos formas que hemos visto te permiten lógicamente abrir cuantas
filas o columnas nuevas necesites (no tiene que ser únicamente una, ¿comprendido?).
Bien pues esta lección se queda aquí porque se trataba de aprender este tema, en la
próxima vamos a ver la forma de relacionar hojas entre sí (realizar cálculos en que
intervengan datos de una y otra), tema muy importante por cierto.Saludos
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Ahora me voy como puedes comprobar a “ Insertar-Columnas ” y tras picar, veríamos ya que se nos abriría la columna que necesitamos, y que se llamaría “ C ”:
Observa que a partir de “B” renombra las columnas y donde estaban los meses que era en la “C”, ahora han paso a la “D” (lógico porque digamos le hemos “incrustado” una columna más a la hoja).
Esta utilidad de insertar filas y columnas es de gran ayuda, porque es frecuente que estés preparando un trabajo en Excel y cuando lo tengas ya bastante avanzado, te dés cuenta de que algo se te ha olvidado, o se te ocurre una mejora que necesita abrir nuevas celdas en un sitio determinado; las dos formas que hemos visto te permiten lógicamente abrir cuantas filas o columnas nuevas necesites (no tiene que ser únicamente una, ¿comprendido?).
Bien pues esta lección se queda aquí porque se trataba de aprender este tema, en la próxima vamos a ver la forma de relacionar hojas entre sí (realizar cálculos en que intervengan datos de una y otra), tema muy importante por cierto.
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Lección 10: Vincular Hojas y Fórmulas
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Según lo prometido, vamos a ver en este tema la forma de vincular distintas hojas que tengamos
en un mismo Libro, o lo que es lo mismo: incluir fórmulas que hagan referencia a distintas Hojas.
Para ello vamos a Abrir el ejemplo con el que venimos trabajando durante todo el curso (el Libro, para
hablar con propiedad), el cual debe presentar este aspecto:
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Puedes comprobar que consta de 3 Hojas (“Primer Trabajo”, “Segundo Trabajo” y “Tercer Trabajo”),
comprobando como en la primera e ellas (la que aparece en la figura) habíamos realizado una pequeña
contabilidad casera y nos calculaba el IVA; luego en la segunda, solo habíamos metido unos meses:
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Y la tercera de momento está totalmente vacía.-Bien, pues vamos a realizar algún cambio
en la segunda (“ Segundo Trabajo ”), lo primero vamos a desplazar dos columnas hacia la
izquierda estos meses, para ello no hay más que eliminar por ejemplo las columnas “ B ” y “ C ” lo que
es tan sencillo como seleccionarlas (damos arriba sobre B y desplazamos el ratón con el botón
izquierdo pulsado hasta seleccionar también C, apareciendo así:
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Y ahora dentro de B ó C con botón derecho para que nos salga:
Así que damos sobre “ Eliminar ” y ya tendremos esto:
Es decir, los meses se han desplazado 2 columnas a la izquierda, y dichas columnas han
sido renombradas automáticamente por Excel.
Bueno, y ahora vamos a refinar un poco la Hoja y meteremos unos datos que nos van a
servir para los cálculos posteriores; no explico todo el proceso porque a estas alturas ya
los debes saber (de lo contrario tendras que repasar las primeras lecciones), el caso es que
deberá quedar así:
Lo que he hecho simplemente consiste en introducir diversas cantidades (y ¡ojo! que también
he introducido los meses de Julio y Agosto como veis (también por el procedimiento ya explicado
de “Introducir Filas y Columnas”)).
Bien, así que ya tenemos contenido en las dos primeras hojas, y la tercera de momento
está en blanco, así que manos a la obra y la dejais exactamente así:
Porque como observas enseguida, se vá a tratar de calcular en esta tercera hoja los
gastos totales, el IVA total y finalmente el Total de Gastos+IVA del año, según los datos
que tenemos introducidos en las 2 primeras Hojas
Así que vamos alla: nos colocamos en la celda D5 de la hoja Tercer Trabajo y justo picamos
arriba en el signo de fórmulas:
que como ves señalo con una flechita; inmediatamente se nos abrirá:
Este es el asistente para fórmulas, debe tener activada como veis la función SUMA y damos en
“ Aceptar ” para que salga:
Espera le introduzcamos los “ argumentos de la función ”, y para ello damos dentro de “ Número1 ” y
acto seguido damos abajo en la pestaña de la hoja “ Primer Trabajo ”, con lo cual sale la primera
hoja (puede suceder que la ventanita de la que venimos quede justo en medio y no te deje ver los que
queremos seleccionar, así que no tienes más que picar en la parte azul superior y sin soltar botón
la desplazas a un lado donde no te moleste), seleccionamos la Fila C14:H14 y veremos como
nos queda resaltada con una línea de rayitas parpadeando, al tiempo que se nos coloca la leyenda
“ Primer Trabajo!C14:H14 ” en la primera casilla donde nos habíamos colocado (Número1 ).
Ahora picamos dentro de la segunda casilla “ Número2 ” y nos vamos a la segunda hoja
“ Segundo Trabajo ” y de nuevo cuando estamos en ella seleccionamos esta vez el rango
C12:E12 con lo cual el proceso será el mismo explicado y veremos que en la segunda casilla se coloca éste:
 Sólo nos falta ahora dar en “ Aceptar ” para que Excel realice los cálculos y se nos vaya automáticamente a la tercera Hoja mostrándonos esto:
Bien y ahora realizamos todo el proceso para las otras dos celdas de cálculos que nos quedan, para que el final nos aparezca así el resultado final:
Que si compruebas no es ni más ni menos que el cáculo que le habíamos pedido en la fórmula (suma de los gastos totales de los meses de la primera y segunda hojas); si comprobais vereis que es exactamente 13.800.
¿correcto?, pues ya ves de que forma tan sencilla se trabaja con Excel y se realizan todos los cálculos que se te ocurran, incluso tomando datos de hojas distintas; el programa se encarga de relacionarlo todo y de trabajar por tí.
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si disponemos de él en nuestro
que sirve para insertar una función
